2.4 使用函数自动输入基本数据
在基础表单中，有些情况下，要输入的数据是一些已有的基本资料，这些基本资料是根据前面已经输入的数据查询或者计算出来的。例如，员工性别、出生日期可以根据已输入的身份证号码直接计算得到；年龄可以根据生日自动计算出来；工龄可以根据入职日期自动计算；产品规格可以根据产品名称从基本资料表中自动查找获取等。这些数据不需要再手工输入，可以直接使用函数提取。
2.4.1 从已输入的基本数据中提取和计算重要数据
案例2-7
有学生问“老师，如何从身份证号码中提取性别、生日，并计算截止到当天的年龄？”也就是说，已经输入了身份证号码，需要从这个身份证号码中把性别、生日和年龄这3个重要的信息数据提取出来，分别保存到单独的单元格中。
在从身份证号码中提取性别和生日时，需要使用的函数有IF、MID、ISEVEN（或者ISODD）、TEXT等，而计算年龄时，可以使用DATEDIF函数。
图2-49所示就是从身份证号码中提取性别、生日，计算年龄的例子。此时有关单元格的公式如下。
单元格C2，提取性别：
=IF（ISEVEN（MID（B2，17，1）），"女"，"男"）
单元格D2，提取生日：
=1*TEXT(MID(B2,7,8),"0000-00-00")
单元格E2，计算年龄：
=DATEDIF(D2,TODAY(),"y")
图2-49 从身份证号码中提取性别和出生日期
根据《公民身份号码GB11643—1999》中有关公民身份证号码的规定，公民身份证号码是特征组合码，由17位数字本体码和1位数字校验码组成。排列顺序从左至右依次为：6位数字地址码、8位数字出生日期码、3位数字顺序码和1位数字校验码（校验码如果是数字10，就用罗马字母X来代替），如图2-50所示。
图2-50 身份证号码里的信息
第7位开始的连续8个数字是出生日期，使用MID函数将这8个数字取出，再用TEXT函数将其按照日期格式处理为文本型日期，最后把文本型日期转换为数值型日期。
第17位数字是判断性别，偶数是女，奇数是男。利用MID函数取第17位数字，再用ISEVEN判断是否为偶数，最后用IF函数处理判断的结果，在单元格中输入“女”或“男”。
函数说明：MID
MID函数用来从字符串中指定位置开始，取指定个数的字符。用法如下：
=MID（字符串，取数的起始位置，要提取的字符个数）
以图2-49的数据为例，公式“=MID（B2，17，2）”的结果就是第17位的数字8。
函数说明：ISEVEN
ISEVEN函数用来判断一个数字是否为偶数，如果是偶数，结果为TRUE。用法如下：
=ISEVEN（数字）
例如，公式“=ISEVEN（6）”的结果是TRUE，因为数字6是偶数。
公式“=ISEVEN（7）”的结果是FALSE，因为数字7不是偶数。
函数说明：IF
IF函数用来根据指定的条件，得到要么是A要么是B的结果。用法如下：
=IF（条件判断，条件成立的结果A，条件不成立的结果B）
例如，公式“=IF（A1＞10，200，0）”，就是判断单元格A1的数据是否大于10，如果大于10，就输入200，否则就输入0。
函数说明：TEXT
TEXT函数用来把数字转换为指定格式的文字。用法如下：
=TEXT（数字，格式代码）
例如，公式“=TEXT（19751202，"0000-00-00"）”的结果就是1975-12-02。
公式“=TEXT（TODAY（），"mmmm"）”的结果是April（假设TODAY是2018年4月25日）。
函数说明：DATEDIF函数
DATEDIF函数用于计算指定的类型下，两个日期之间的期限。用法如下：
=DATEDIF（开始日期，截止日期，格式代码）
函数中的“格式代码”意义如下（字母不区分大小写）。
格式代码 意义
"Y" 时间段中的总年数
"M" 时间段中的总月数
"D" 时间段中的总天数
"YM" 两日期中多出的整数月数，忽略日期数据中的年和日
"MD" 两日期中多出的天数，忽略日期数据中的年和月
例如：某职员进公司日期为2001年3月20日，离职时间为2018年5月28日，那么他在公司工作了多少年、零多少月和零多少天？
● 整数年： =DATEDIF（"2001-3-20"，"2018-5-28"，"Y"），结果是17。
● 零几个月：=DATEDIF（"2001-3-20"，"2018-5-28"，"YM"），结果是2。
● 零几天： =DATEDIF（"2001-3-20"，"2018-5-28"，"MD"），结果是8。
注意：DATEDIF是隐藏函数，在“插入函数”对话框中找不到。
2.4.2 从基本资料表中查询获取数据
当设计的数据管理模板是由几个表单构成，其中记录表的某些数据需要根据指定的条件，从基本资料表中查询出来，此时可以使用相关的查找函数来快速输入。
案例2-8
例如，在销售记录表中，根据输入的产品名称，自动输入该产品的规格，如图2-51所示。此时有关单元格的公式如下。
单元格C2，自动输入商品编码：
=VLOOKUP（B2，产品资料！$A：$C，2，0）
单元格D2，自动输入商品规格：
=VLOOKUP（B2，产品资料！$A：$C，3，0）
图2-51 利用公式自动输入商品编码和规格
函数说明：VLOOKUP
VLOOKUP函数用来从一个区域内，把满足指定条件的某列数据查找出来。用法如下：
=VLOOKUP（匹配条件值，查找区域，取数的列位置，匹配模式）
这个函数，我们将在后面的有关章节中进行详细介绍。
2.4.3 根据条件输入数据
有时，需要根据表单的某列数据，自动计算并输入另一个重要的数据，如年休假、工龄工资、津贴等。此时，也可以使用函数来处理。
案例2-9
图2-52所示就是一个年休假表单，根据每个人的工龄，自动输入该员工的年休假天数。这里规定，工作满1年不满10年的，休假5天；满10年不满20年的，休假10天；满20年及以上的，休假15天。
此时，单元格F2的年休假计算公式为：
=IF(E2<1,0,IF(E2<10,5,IF(E2<20,10,15)))
这是一个嵌套IF函数的具体应用，关于如何快速准确输入嵌套IF，我们将在后面的章节进行详细介绍。
图2-52 利用函数自动计算输入重要数据