1.3 Office 2010的基本设置

技巧1 启动Office 2010的多种方法

Office 2010中各个应用程序的启动方法基本相同，下面以Excel 2010为例，介绍程序的启动方法。

• 单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中依次选择“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Excel 2010”命令即可。
• 如果操作系统桌面上创建有Excel 2010的程序图标，双击图标即可启动该程序。
• 双击Excel文档，即可启动Excel 2010，并打开相应的文档内容。

技巧2 设置界面颜色

Office 2010为用户提供了3种风格的界面颜色，分别是蓝色、银色和黑色。默认情况下，aOffice 2010的操作界面为银色，根据个人喜好，用户可对界面颜色进行更改，下面以设置Word 2010操作界面为例，介绍具体的操作步骤。

01 在任意Word窗口中，切换到“文件”选项卡，然后在左侧窗格选择“选项”命令。

02 弹出“Word选项”对话框，在“常规”选项卡的“配色方案”下拉列表框中选择需要的颜色，然后单击“确定”按钮即可。

技巧3 设置文档显示比例

默认情况下，Word文档的显示比例为100%，根据个人操作习惯，用户可以对其进行调整，具体操作步骤如下。

01 在要设置显示比例的文档中切换到“视图”选项卡，然后单击“显示比例”组中的“显示比例”按钮。

02 弹出“显示比例”对话框，在“显示比例”栏中选择需要的比例，或者通过“百分比”微调框进行自定义设置，设置完成后，单击“确定”按钮即可。

如果当前文档的显示比例不为“100%”时，单击“显示比例”组中的“100%”按钮，可快速将文档显示比例设置为100%。

技巧4 设置最近使用的文档的数目

默认情况下，最近使用过的文档会自动记录在“文件”选项卡的“最近”界面中，以便用户能快速打开最近使用过的文档。

默认情况下，“最近”界面中显示了最近使用过的25个文档，如果需要更改显示的个数，可在“Word 选项”对话框中进行设置，具体操作方法为：打开“Word 选项”对话框后切换到“高级”选项卡，在“显示”选项组中，通过“显示此数目的‘最近使用的文档’”微调框设置文档显示数目，然后单击“确定”按钮即可。

技巧5 修改自动保存时间间隔

在编辑文档的过程中，为了防止停电、死机等意外情况导致当前编辑的内容丢失，可以使用Word 2010的自动保存功能，每隔一段时间自动保存一次文档，从而最大限度地避免文档内容的意外丢失。

默认情况下，Word会每隔10分钟自动保存一次当前打开的文档，如果希望缩短时间间隔，可在“Word 选项”对话框中进行更改，具体操作方法为：打开“Word选项”对话框后切换到“保存”选项卡，在“保存文档”栏中，确保“保存自动恢复信息时间间隔”复选框为勾选状态，此时只需在右侧的微调框中设置自动保存的时间间隔，这里设置为“1”，然后单击“确定”按钮即可。

通过上述设置后，Word会每隔1分钟自动保存一次当前已打开的文档，若文档在非正常关闭的情况下，再次启动Word程序时，Word窗口左侧将显示最近一次保存的文档，单击某个文档，会打开自动保存过的内容，此时可对其进行保存操作，从而把损失降低到最小。

技巧6 更改文档的默认保存路径

默认情况下，Word文档的保存路径是“C:\Users\ zap\Docum ents\”（其中，“zap”为当前登录系统的用户名），而在实际操作中，用户经常会选择其他保存路径。因此，根据操作需要，用户可将常用存储路径设置为默认保存位置，具体操作方法为：打开“Word 选项”对话框后切换到“保存”选项卡，在“保存文档”栏的“默认文件位置”文本框中输入常用存储路径（或者通过单击“浏览”按钮进行设置），然后单击“确定”按钮即可。

技巧7 查看按钮名称

在Office 2010中，为了使操作界面更加直观，引入了选项卡的操作方式。例如，在Word 2010中，默认情况下包括“开始”、“插入”和“页面布局”等8个大项的选项卡，每个选项卡里面都有相应的工具按钮。用户在使用Word 2010时，直接单击相应的工具按钮来进行操作，无疑提高了工作效率。

在每个选项卡中，都有或多或少的工具按钮，如何才能知道它们的名称与作用呢？其实非常简单，只要把鼠标指针指向相应的工具按钮上，过2秒钟后，Word即可显示该按钮的名称和作用。

技巧8 更改快速访问工具栏的位置

在默认情况下，快速访问工具栏在标题栏的左边，用户可以根据使用习惯更改其位置。更改快速访问工具栏位置的操作步骤如下。

01 在快速访问工具栏中单击“自定义快速访问工具栏”工具按钮。

02 在弹出的下拉菜单中单击“在功能区下方显示”命令。

技巧9 将命令按钮添加到快速访问工具栏

当某个工具组中的命令按钮需经常使用时，将其添加到快速访问工具栏中会给操作带来很大的方便。

具体的操作方法为：直接用鼠标右键单击该命令按钮，在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令。

如果要删除添加到快速访问工具栏中的按钮，需用鼠标右键单击快速访问工具栏中要删除的按钮，在弹出的快捷菜单中单击“从快速访问工具栏删除”命令。

技巧10 最小化功能区

引入了选项卡的操作方式之后，常用的命令将变为工具按钮显示在功能区，这样功能区将占据比较大的版面。用户可以将功能区隐藏起来，当需要使用时才将其显示出来。将功能区最小化的方法为：单击标题栏右侧的“功能区最小化”按钮。

技巧11 添加新的选项卡

在使用Office组件时，如果需要将常用的命令按钮集中在同一个选项卡中，可以手动添加一个选项卡，具体操作方法如下。

01 单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“选项”按钮。

02 在弹出的“Word选项”对话框中单击左侧的“自定义功能区”选项卡，单击右侧的“新建选项卡”按钮，在“主选项卡”栏中添加名称为“新建选项卡”的新选项。

03 选中“新建选项卡”选项，单击“重命名”按钮，在弹出的对话框中设置选项卡名称，例如，输入“常用命令”，然后单击“确定”按钮。

04 选中“新建组”选项，单击“重命名”按钮，在弹出的对话框中设置组的名称，例如，输入“文本”，然后单击“确定”按钮。

05 选中“文本”选项，在“从下列位置选择命令”栏中选择需要添加的命令，然后单击“添加”按钮。

06 按照以上步骤继续添加组和命令，完成后单击“确定”按钮关闭对话框即可。

技巧12 让任务栏只显示当前文档

同时打开多个文档时，全部显示在任务栏中将显得很乱，可以设置任务栏中只显示当前正在编辑的文档。下面以Word 文档为例，具体操作方法如下。

01 单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“选项”命令。

02 弹出“Word 选项”对话框，单击左侧的“高级”选项卡，然后取消勾选“显示”栏中的“在任务栏中显示所有窗口”复选框。

03 单击“确定”按钮。

技巧13 用好Office 2010的“浮动工具栏”

利用“浮动工具栏”功能可以非常方便地设置字体、字形、字号、对齐方式、文本颜色、缩进级别和项目符号等。

具体操作步骤为：在Word中选中一段文本，并将鼠标指针指向选中的文本，这时就会出现一个若隐若现的“浮动工具栏”。鼠标指针移动到浮动工具栏上，单击所需的命令按钮即可。

技巧14 设置文档的格式限制

所谓格式限制，就是禁止用户对某些文档的格式进行更改。下面以Word文档为例，设置格式限制的方法如下。

01 单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“信息”命令。

02 在右侧的窗格中单击“保护文档”下拉按钮，在弹出的列表中选择“限制编辑”选项。

03 在“限制格式和编辑”任务窗格中的“1.格式设置限制”栏选中“限制对选定的样式设置格式”复选框。

04 单击该复选框下面的“设置”选项，打开“格式设置限制”对话框。

05 如果不允许使用某些样式，取消选中其前面的复选框即可。

技巧15 设置文档的编辑限制

文档编辑限制是指禁止对文档中的某些内容进行修改操作，限制部分内容为“只读”。下面以Word 文档为例，设置文档的编辑限制方法如下。

01 在“限制格式和编辑”任务窗格中的“2.编辑限制”栏选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框。

02 单击该复选框下的下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择一种允许的编辑。

03 如果希望文档中的某些部分能够让其他人自由编辑，可以指定这些选择部分作为不受限制的部分，或者是仅允许特定的人更改文档中的这个部分。可以在“例外项”栏中勾选“每个人”复选框，使每个用户都可以编辑该选定区域。

04 如果不想让每个用户都能编辑选定的区域，而是只有某些特定的用户才能编辑，可以单击“更多用户”选项，打开“添加用户”对话框，输入用户名。这样，只有指定的这些用户才能编辑所选择的文档部分。

技巧16 启动强制保护

所谓强制保护，就是给文档指定密码，只允许知道密码的用户解除保护，或者加密文档，只允许文档的授权拥有者解除保护。下面以Word文档为例，讲解具体的操作方法。

01 在“限制格式和编辑”任务窗格中的“3.启动强制保护”栏中单击“是，启动强制保护”按钮。

02 在弹出的“启动强制保护”对话框中根据需要设置相应的保护方法，然后单击“确定”按钮即可。

技巧17 退出Office 2010的几种方法

当不再使用Office 2010的某个组件时，可退出该应用程序，以减少对系统内存的占用。与启动Office 2010一样，退出Office 2010各个组件的方法也大致相同。下面以Word 2010为例，讲解程序的退出方法。

• 在Word窗口中，单击右上角的“关闭”按钮关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Word文档，方可退出Word 2010程序。
• 在Word窗口中，单击左上角的控制菜单图标，在弹出的窗口控制菜单中单击“关闭”命令关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Word文档，方可退出Word 2010程序。
• 在Word窗口中，切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格的“关闭”命令关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Word文档，方可退出Word 201 0程序。
• 在Word窗口中，切换到“文件”选项卡，然后单击“退出”命令，可快速关闭所有打开的Word文档，从而退出Word 2010程序。
• 按下“Alt+F4”组合键，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Word文档，方可退出Word 2010程序。