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3.3 操作字段
在Access中,除了对字段的一些属性进行简单操作之外,还可以对字段进行创建计算字段、查找、排序、筛选等更深入的操作。
3.3.1 创建计算字段
在Access中,用户可以直接创建计算字段,而无需另外使用查询来执行计算。
在【数据表】视图中,单击【单击以添加】字段,在级联菜单中执行【计算字段】|【数字】命令。
然后,在弹出的【表达式生成器】对话框中,输入计算公式,并单击【确定】按钮。
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此时,在数据表中将自动显示新字段列,并在该列中显示计算结果。用户只需在字段名中输入新的名称,重命名字段即可。
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3.3.2 排序与冻结字段
排序字段是按照一定的排列方式对字段进行升序或降序排列,而冻结字段则是固定指定的字段,以方便查看其他字段。
1.冻结字段
冻结字段类似于Excel中的冻结窗格,右击需要冻结的字段,执行【冻结字段】命令,即可冻结该字段。此时,拖动滚动条,即可查看字段冻结后的效果。
2.排序字段
在Access中,默认情况下所有的记录是以主键为依据,按照升序的排序方式对数据进行排序。在【数据表】视图中,右击需要改变排序方式的字段,执行【降序】或【升序】命令,即可更改排序方式。
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3.3.3 查找与替换数据
当数据表中存储的数据非常庞大时,单纯地通过垂直滚动,将非常不易查找和替换某个字段中的数据。此时,用户可以使用“查找和替换”功能,轻松地查找并替换相应的数据。
1.查找数据
在数据表中,右击需要查找数据的字段,执行【查找】命令。
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然后,在弹出的【查找和替换】对话框中,将在【查找内容】文本框中显示第一条记录。此时,更改查找内容文本,单击【查找下一个】按钮即可。
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在【查找和替换】对话框中,各设置参数的具体含义,如表所示。
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2.替换数据
当用户需要替换所查找的数据时,则需要激活【替换】选项卡,在【查找和替换】文本框中,分别输入所需查找和替换的内容,单击【替换】或【全部替换】按钮即可。
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3.3.4 添加验证规则
在Access中,用户可以向表字段或记录中添加验证规则,以帮助用户对输入的数据进行验证。
其中,字段验证规则可以防止用户在单个字段中输入无效数据;而记录验证规则可防止创建不满足所输入条件的记录。不管是字段验证规则还是记录验证规则,都是通过表达式进行添加。
例如,在“库存信息”表中,包含了一个【期初库存】的字段。通常情况下,库存数量是不允许出现负数的,也就是说库存数量必须保证大于或等于零。此时,用户可以使用表达式作为字段验证规则,来限制用户输入大于或等于零的数值。
首先,打开“库存信息”表,选择【期初库存】字段。执行【表格工具】|【字段验证】|【验证】命令,在其级联菜单中选择【字段验证规则】选项。
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然后,在弹出的【表达式生成器】对话框中,输入所限制的验证条件,单击【确定】按钮即可。
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3.3.5 使用字段筛选
筛选可以将数据局限于特定记录,不需要更改查询、窗体或报表设计。应用筛选时,只有包含满足条件的记录才会显示在视图中,而那些无法满足条件的记录则会被隐藏起来。
1.公用筛选器
数据表中的每个字段名称右侧,会显示一个下拉按钮。单击该下拉按钮,在打开的【筛选器】中选择需要筛选的条件,单击【确定】按钮即可。
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另外,单击【系列ID】字段下拉按钮,在弹出的【筛选器】中,执行【文本筛选】|【包含】命令。在弹出的【自定义筛选】对话框中,输入筛选条件,单击【确定】按钮即可。
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2.基于范围筛选
在字段列中选择包含筛选值的单元格,例如选择包含“硬盘”的单元格。执行【开始】|【排序和筛选】|【选择】|【包含“硬盘”】命令,即可筛选出所有包含“硬盘”文本的记录。
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3.按窗体筛选
在Access中,用户可通过窗体筛选对数据表中的若干个字段进行筛选,或查找特定的记录。
执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【按窗体筛选】命令,在弹出的【库存信息:按窗体筛选】对话框中的【查找】选项卡中,选择【系列ID】字段下的单元格,并单击其下拉按钮,在其下拉列表中选择【主板】选项。
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然后,激活【或】选项卡,选择【单价】字段下的单元格,单击其下拉按钮,在其下拉列表中选择相应的选项。最后,执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令即可。
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4.高级筛选
执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【高级筛选/排序】命令,在弹出的【库存信息筛选1】窗口中,将【字段】设置为“单价”,将【条件】设置为“>1500”。
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执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令,即可在数据表中显示筛选结果。
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5.移除或清除筛选
移除筛选是将视图还原到未筛选之前的状态,但筛选状态仍然保存在数据表中。
若要移除筛选,只需单击【记录导航】栏中的【已筛选】按钮,或执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令,即可移除筛选。
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而清除筛选是从数据表中彻底地删除筛选状态,执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【清除所有筛选器】命令,即可删除数据表中所有的筛选器。
另外,用户也可以单击某个字段中的筛选状态按钮,来清除筛选器。例如,单击【单价】字段中的筛选按钮,在其【筛选器】中执行【从“单价”清除筛选器】命令,即可只清除该字段内的筛选器。
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