第三节 文书工作的组织

模拟情景

上级即将对广通集团公司的文书工作进行年检，以前这项工作是由老郑负责的，现在既然常规工作都交到了乔梅手上，当然迎接检查也应由乔梅负责。乔梅虽然工作很卖力，但对文书工作的组织情况还是一知半解，于是她只得再去找老郑寻求帮助。老郑叹了口气说：“我们公司实行的是分散式的文书工作组织形式，文书管理人多手杂，一检查好多问题都来了啊！”乔梅一听很紧张：“什么是分散式的文书工作组织形式啊？既然问题那么多，为什么还要采用这种形式呢？怎么改变呢？”老郑苦笑了一下说：“你还真是十万个为什么！这么多问题，我一口气怎么答得上来？”

任务驱动

1.乔梅的公司为什么要采取分散式的文书工作组织形式？

2.要应付好文书工作检查，乔梅应做哪些工作？

任务分解

了解文书工作的组织形式与机构设置

了解文书工作的组织领导与责任制度

建立文书工作岗位责任制度

建立文书工作目标管理制度

任务解析

（一）文书工作的组织形式与机构设置

1.文书工作组织形式的类别

从我国目前党政机关现行的文书工作来看，文书工作的组织形式大体分为集中和分散两种类型。

（1）集中形式

集中形式，就是把文书工作中除文件承办外的其他环节的工作，都集中由文书部门处理。换言之，在一个机关内，除了文件承办外，文书处理的其他各个环节都集中在机关的中心机构进行。其他业务部门不再设置文书工作机构或专、兼职文书人员。

按一般工作规律，这种集中形式适用于小机关和一部分中等机关。这些机关的规模不大，业务不太复杂，内部组织机构不多，有的甚至只有人员的分工，没有设内部组织机构，收发文件也比较少，办公驻地当然也是集中的。所以这类机关的文书处理工作适宜集中进行。

采取集中形式进行文书处理工作，其优点在于：一是简化文书工作手续；二是节省人力；三是提高文书工作效率。

（2）分散形式

分散形式，是指将一个机关的文书处理工作分别由机关的中心机构（即各机关的办公室、厅）和各业务机构的文书部门和文书工作人员，各负责一部分文书处理工作。这种形式一般适用于比较大的机关或部分中等机关。分散形式的具体组织又可分为以下两种情况。

① 把文书处理的不同工作环节，一部分集中在中心机构，另一部分放在各业务部门。例如，文件的收发、催办、打印等环节，可以根据本机关的各种条件，集中或者分散进行。文件的打印，可以集中由一个打印室负责；催办、查办、整理、归档工作，可以集中，或分散由各部门的文书人员负责。

② 按文书的内容和各部门的业务进行分工。一般而言，可以将属于方针政策性、全局性、综合性、重大问题的文件，以及以机关名义收发的文件，放在中心机构处理，而将属于业务方面的文件，放在有关业务机构的文书部门或交给专、兼职文书工作人员处理。

2.文书工作组织形式的选择

一个机关究竟是该选择集中形式还是分散形式，应视具体情况区别对待。

（1）选择文书工作组织形式的原则

① 要有利于机关工作。选择文书工作的组织形式，目的是保证和推动机关工作的有效进行。因此，在选择文书工作组织形式时，需要从本机关的实际出发，以便更好地完成文书工作任务，提高机关工作效率和方便工作。

② 要保持相对的稳定。一般来说，一个机关的组织机构是较为稳定的，这就要求为其服务的文书工作的组织形式也要相对稳定。所以，一旦选择了某种组织形式，就不应轻易变换，而应相对稳定一个时期。否则，时而采取集中形式，时而采取分散形式，势必造成文书工作的混乱。

（2）选择文书工作组织形式的依据

明确文书工作组织形式的选择原则，只是在选择时有了总的遵循规则。在具体选择时，还要考虑与文书工作组织形式密切相关的各种情况，以此作为选择的主要依据。

总的来说，工作任务重，职权范围大的机关，机关内部机构设置的层次和数量就多，收发文件的数量自然也就多，就有必要采用分散形式；而工作任务少，职权范围小的机关，内部机构层次设置和数量相对地少，收发文件的数量也比较少，这就有必要采用集中形式。同时还应看到，机关所属部门是否集中，距离远近，有无相对独立性等。

在上述各种情况的比较中，究竟依据哪些因素，确定采取哪种文书工作组织形式，则应根据起主要作用的那些因素，灵活判定。

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分析机关类型，选好文书工作组织形式

采取什么样的组织形式，与机关的类型有很大关系。这里所说的机关类型，主要指机关的级别类型。

大型机关，是指级别高的机关。如中央和国家机关，各省、自治区、直辖市，国务院的各部、委、办及各直属机构，党中央的某些部门等，其工作涉及面广，工作任务重，职权范围大，内部机构设置层次多，收发文件的数量也多，这类机关很容易判明，必须采取分散的组织形式。

小型机关，是指级别低的机关。如各类基层单位，乡镇、街道、中小学校和其他小型企事业单位，它们的职权范围小，内部机构设置比较简单，工作内容不复杂，收发文件的数量也少，这类机关也很容易判明，采用集中形式是适宜的。

中等机关，是指介于大机关和小机关之间的中型机关。如各地（市）、厅及县的政府机关，究竟采取哪种组织形式，则要根据具体情况区别对待。

3.文书工作的机构设置

文书工作是机关日常工作的一个重要组成部分，是直接为机关的领导工作、业务工作服务的，但文书工作不是机关的一项专门业务。通常文书工作都被纳入机关的综合性办事机构，即办公厅（室）、秘书处、秘书科等。各机关文书工作机构的设置必须根据任务轻重、工作量多少来确定。就机关的中心机构来说，一般也只是承担文书工作的主要任务，例如主要由办公室负责文件的收发、运转、打印、核稿及文书的管理等。

具体来说，文书工作机构的设置大体有如两种情况。

（1）专门机构

这是对较大的机关来说，因为它们的文书处理任务较繁重，而且某些环节又具有专门的业务技能，所以应考虑设立专门的文书工作部门（机构），如文书工作由办公厅（室）负责，下设秘书处（科、室）或文书处（科），负责拟稿、核稿、会议记录等；设机要室，负责机密文件的管理；设打印室（文印室）、印刷厂，负责打印文件；设收发室，负责文件的收发工作等。有的大机关还设通信科，专门负责机要文书的传递工作。

中心机构及其下设的某些科、室主要或专门承担某些文书处理工作任务，通常又称它们为文书处理部门或文书部门，而相对地称其他业务机构、职能机构为承办单位或办文部门。

文书处理工作不只是由文秘部门负责，机关的领导和其他职能部门也要承担一部分文书处理工作，如拟稿、核稿、签发、阅办等工作。

（2）专、兼职人员

这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作环节，通常简称文书人员或按他们的职务简称为文书。

（二）文书工作的组织领导与责任制度

1.文书工作的组织领导

文书工作主要是对本机关负责，为本机关服务，因此不可能有一个全国性的领导机构对全国各地、各系统、各机关的文书工作进行领导。文书部门主要接受本机关的领导，但也不排除上级文书部门对其文书工作的指导。一般地说，对文书工作的领导、指导关系可以从以下几个方面分析。

① 从全国来说，中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。这种领导和指导主要是通过制定和发布有关的条例、制度和办法，做有关的指示和决策，负责召开有关的会议等形式和途径对文书工作进行业务上的指导。

② 从一个机关来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。其主要职责是：对本机关文书工作的任务和文书工作的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案；总结本机关及其所属单位文书工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法；根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》设计文书规格，制定机关文书工作规范，促进文书工作科学化、规范化、制度化；组织购置文书工作设备，促进文书工作的办公自动化；指导、帮助机关各部门专职、兼职的文书工作人员提高业务水平。

③ 从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对其所属的机关单位的文书工作进行业务上的指导。如省人民政府办公厅有责任指导省的各厅、局和下属的各地、市、县的办公部门的文书工作。

④ 由于文书工作与档案工作有着密切的联系，因此，机关档案部门有责任按照档案工作要求对机关各部门的归档文书进行整理分类及对归档工作进行指导监督和检查。

2.文书工作的责任制度

文书工作的责任制度，包括文书工作岗位责任制和文书工作目标管理制度。它们是加强文书工作机构建设、强化文书工作管理、提高文书工作效率、发挥文书工作组织职能的重要措施。

文书工作岗位责任制与文书工作目标管理制度，两者既有联系，又有区别，它们的共同目的都是促进文书工作组织在管理上的优化。

（1）文书工作岗位责任制度

① 文书工作岗位责任制度的具体内容。文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每一文书岗位都能有人员到位。

② 建立文书岗位责任制须注意的问题。按照职位标准的要求，在建立文书岗位责任制时，应当注意并明确以下几点：一岗位责任与职位的工作权限要相符。什么样的职位赋予什么样的权限，承担什么样的工作任务。超过职位的权限，或没有赋予职位应有的权限，都无法确定岗位的责任。二岗位责任的范围要清楚，即文书工作的某一岗位的责任要具体明确，不应与其他岗位相交叉。三一切从实际出发。文书工作制度的确立，应从实际出发，实事求是，采取领导和群众上下结合的办法，各行其职，各负其责。

（2）文书工作目标管理制度

文书工作目标管理制度，就是把文书工作岗位责任制目标化和具体化的管理制度和方法。其主要特点是引进了目标责任。

要真正建立科学合理、有效公正的目标，必须把握和协调好以下几组矛盾的关系，这样才能做好目标管理的工作。

① 坚持领导和群众相结合的原则。制定文书工作的目标必须要由领导者亲自参加，同时还要依靠群众的智慧与才能，充分发扬民主，走群众路线，这才是制定和实施目标的基础和保证。

② 坚持定性与定量相结合的原则。目标考评首先需要明确考评的目标，必要时对考评目标进行量化管理，细化考评目标，并确定经过细化后的每一目标的量值，进行量化统计与量化分析。而对于那些不适宜进行量化考核的工作目标和工作内容，则采取定性分析的方法进行考评，并使定性与定量考评两者有机地结合起来，进行综合考评。

③ 坚持可行性和先进性相结合的原则。目标是激发和调动人们积极性的动力，但没有先进性目标，就没有激励作用；同时，如果目标经过努力无法达到，也会挫伤人们的积极性。因此必须把先进性与可行性有机地结合起来。

④ 坚持目标管理与加强思想政治工作相结合的原则。在实施目标管理的进程中，必须加强思想政治工作，树立大局意识，树立具有协同合力的集体观念；同时又必须不折不扣地贯彻目标管理制度。总之，要尽一切可能地把思想政治工作与目标责任制两者有效地结合在一起，充分发挥文书工作人员的积极性与创造性。

（三）建立文书工作岗位责任制度

文书工作岗位责任制，是规定了文书工作机构中各个工作岗位职、权、责、利关系的有效制度。建立文书工作岗位责任制度，除了应具备一定的建立基础和条件，还要采取必要的、恰当的步骤，具体步骤如下所述。

步骤一 对单位内部文书工作责任进行划分

如果文书工作机构如何设置尚未确定，文书部门与其他部门的职责权限也没有划清，那就无法确立文书工作的岗位责任制，所以建立文书责任制首先应划清文书工作在整个单位工作中的责任。

步骤二 对文书工作岗位进行调查分析

要先摸清情况，了解不同岗位与职责的要求，然后对调查出来的材料进行分析，并相应确定各个工作岗位的职责和权力。

步骤三 制定文书工作岗位的职位标准

职位标准包括职位名称、职务内容、责任制度、工作权限、任职条件等，把这些细化、量化，最后确定各个工作岗位职位要求的规范与条件。只有把文书工作各个岗位的职位标准确定下来，建立岗位责任制才有所遵循。因此，制定职位标准这一步骤是建立文书工作岗位责任制度的中心环节。

（四）建立文书工作目标管理制度

步骤一 确定目标

通过论证，制定文书工作的目标。这是文书工作目标管理的第一步，是实行目标管理的基础，也是建立文书工作目标管理制度的关键环节。

确定目标时，要把上级的总体目标、工作计划和工作任务，作为制定本级目标的依据；把本单位的人力、物力和管理水平及上期目标责任的完成情况，作为制定本期目标的基础；同时考虑本单位各部门和外部机关等各种因素的影响。

确定目标需要把握好以下几点：首先是明确目标内容。如制定目标方针，对现实目标的高度概括；又如选择目标项目，确定不同项目的目标；再如测算目标值，妥善处理定量目标值与定性目标值。其次是进行目标分解，将目标纵向分解到每一个管理层次，一直分解到个人，横向分解到每个工作机构。再次是确定对策措施，通过调查研究，分析现状，对照目标找差距，查找原因，来明确目标的责任和权力。最后是明确目标责任，从上到下按层次逐级落实，建立起目标责任体系。

步骤二 执行目标

根据目标管理制度的要求，必须对已确定的目标执行情况进行有效控制。要做到有效控制，一方面要定期检查，按总体目标、分目标、小目标等层次分别进行。检查的结果要及时总结和反馈，以便于及时了解目标的执行情况，实现有效的自我控制和逐级控制。另一方面要调节平衡。目标管理是一种系统整体管理，应及时进行协调、配合，保证总目标的顺利完成。

步骤三 考评目标

目标考评是文书工作目标管理的重要阶段，是在目标实施的基础上，对各阶段、各个工作岗位目标实施情况做出客观的评价。目标考评应贯穿于目标管理的全过程。

目标考评一般放在年终，具体的办法如下所述：建立权威性的考评组织，考评组织成员的组成，既要有机关的负责人或是分管领导参加，又要有权威人士及专家的参与，另外还要考虑到目标岗位的代表参加，从而使考评组织成员的组成具有一定的代表性；制定细致、明确的考评标准，既要考核目标的实现程度，又要考核履行岗位职责的具体情况；采取多种方法，对经考核的目标成果进行评估，做出客观而公正的评价；根据考评结果，适时进行必要的奖惩，以调动文书工作人员的积极性。

任务实训

● 访问当地的任意一家企业，看看他们有没有建立严格的文书工作岗位责任制，如果有，帮助他们完善；如果没有，对该企业进行考察，帮助他们制定详细的文书工作岗位责任制。

● 访问当地的一家中型企业，调查他们所采用的文书工作目标管理制度，帮助他们分析这种制度是否合理，并写成书面的调查报告。